Une personne est saisie une fois, puis reliée à des objets — comme locataire, propriétaire, gérance ou artisan. Ce lien s'appelle un rôle ; il porte les dates, le décompte et l'encaissement.

• •Saisir une fois, utiliser plusieurs fois. La même personne peut apparaître dans plusieurs immeubles et dans plusieurs fonctions. Le fichier ne la tient qu'une fois ; les rôles montrent où elle apparaît.
• •Le rôle porte les dates. La période pendant laquelle quelqu'un a été locataire décide des jours d'occupation dans le décompte des charges et du montant dû dans l'encaissement. La date de fin appartient donc au rôle, pas à une note.
• •Terminer plutôt que supprimer. Un rapport de bail se clôt par « terminer (définir la date de fin) » et reste visible — les décomptes passés s'y réfèrent. Pouvoir le supprimer reviendrait à modifier après coup un décompte bouclé.
• •Une faute de frappe n'est pas un bail. Si la mauvaise personne ou le mauvais logement a été saisi, choisissez « saisi par erreur (archiver) » : l'entrée disparaît de toutes les analyses, reste marquée comme visible et peut être restaurée.